Ogarnianie rodzinnej codzienności? Bez tych prostych aplikacji już nie wyobrażam sobie ogarniania rodziny i zarządzania jej codziennością!

1/ Google Calendar = SYNCHRONIZACJA

Co z tego, że w kalendarzu zapiszesz co, gdzie i kiedy – skoro twoja druga połowa w swoim kalendarzu zapisuje coś zgoła innego? Bez synchronizacji kalendarzy trudno o synchronizację życia. Dlatego najlepiej jeśli kalendarz synchronizuje się sam!

Kiedyś oboje z żoną prowadziliśmy papierowe kalendarze. Efekt? Często nie udawało nam się ich synchronizować i pojawiały się nieprzyjemne zgrzyty. Zazwyczaj po prostu brakuje czasu i sił, żeby regularnie porównywać plany na nadchodzące dni.  Dlatego biorąc przykład z naszych przyjaciół przerzuciliśmy się na kalendarze elektroniczne, które łatwo uzupełniamy w swoich smartfonach. Jeśli jeszcze z tej opcji nie korzystasz, to bardzo do niej zachęcam. Eliminuje wiele niedomówień i jest super praktyczna.

Dzisiaj u nas działa to tak, że planowane wydarzenia wrzucamy do wspólnego kalendarza. No właściwie nie do końca wspólnego. Po prostu każde z nas używa Kalendarza Google i każde ma włączoną opcję, dzięki której nawzajem widzimy swoje kalendarze. Przy czym np. ja wszystkie zadania zawodowe (które wykonuje w godzinach pracy) wpisuję w swoim zawodowym w kalendarzu. Natomiast wszystkie inne (czyli prywatne lub zawodowe po godzinach pracy) wpisuje do kalendarza widocznego również dla mojej żony.

Moja żona udostępnia mi cały swój kalendarz. Dzięki temu planując wydarzenie służbowe poza godzinami pracy, od razu wiem czy dany termin w ogóle wchodzi w grę. Równocześnie łatwiej nam planować wspólne wyjścia i spotkania ze znajomymi. Kalendarz zawiera poza naszymi zajęciami również zajęcia naszych dzieci, a także wydarzenia związane z nimi np. wizyty u lekarza. Małżeńska synchronizacja kalendarza to moim zdaniem absolutnie kluczowa sprawa do poprawy rodzinny produktywności!

Ale jest jedno istotne „ale”. W komputerze korzystamy z kalendarza od Googli, ale w telefonie mam go podpiętego pod aplikację Business Calendar – moim zdaniem o wiele lepszą (bardziej przejrzystą i wygodniejszą) niż produkt Googli. Zatem polecam Google jako silnik i kalendarz przeglądarkowy, a Business Calendar jako narzędzie na telefon.

Business Calendar

Kalendarz Google

 

2/ Google Keep = JEDNA LISTA

Niezliczona ilość karteczek i karteluszek – też wam się zdarza taka produkcja makulatury? Są na nich zanotowane bardzo ważne sprawy: od list zakupów, po dane teleadresowe ważnych osób. Najgorsze kiedy uzupełnioną karteczkę przekazuje się drugiej osobie, a gdy ta zamyka ze sobą drzwi nagle orientujesz się, że coś koniecznie trzeba do tej kartki dopisać…

Naszym rozwiązaniem tego problemu jest Google Keep. To dla nas główne narzędzie do tworzenia list zakupów i innych wspólnych notatek. Google Keep to właściwie wirtualna ściana z notatkami, które bardzo łatwo można udostępnić innym osobom. Bezcenne jest uzupełnianie notatki w czasie rzeczywistym. Mąż skreśla w sklepie już znalezione i włożone do koszyka produkty, a żona w tym czasie dopisuje nowe… 😉

Sporządzanie wspólnych list zadań i innych ważnych wspólnych notatek, które mają być łatwo dostępne – w tym też Keep dobrze się sprawdza. Znamy małżeństwa, które właśnie w tym celu w pierwszej kolejności używają tej aplikacji.

Dużą zaletą Google Keep jest to, że większość użytkowników (czytaj posiadacze konta Google) wcale nie muszą się do niej specjalnie logować. Poza tym notatki można tworzyć jako tekst ciągły, listę kontrolną, a także dodawać zdjęcia. Można je tagować, kolorować itd. itp…

Google Keep

 

3/ Trello = KOOPERACJA

Zespół projektowy, tak pewnie by na was mówili, gdybyście razem pracowali zawodowo? My z żoną tak się właśnie czujemy – jak zespół, który ogarnia całą masę projektów…  Zresztą każda rodzina, to dziś cała masa różnych przedsięwzięć. Ot choćby wyjazdy wakacyjne, organizacja imprez rodzinnych np. urodzin, kupowanie nowych sprzętów domowych, czy inne sprawy wymagające większego namysłu, a także szeregu działań.

Rodzinne projekty ogarniamy dzięki Trello. To darmowe narzędzie jest właściwie wirtualną tablicą, z trzeba podstawowymi kolumnami: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Kolumn można zrobić więcej np. przygotować do zrobienia lub zawieszone. Taka jest zasadnicza logika, ale nazwy każdej kolumny można dowolnie modyfikować. W kolumnach zapisujemy rzeczy, które mają być dostarczone w ramach danego przedsięwzięcia.

Jeśli organizujemy urodziny to będą to na przykład: tort, prezent, baloniki, lista gości, wysłane zaproszenia itp. Jeśli wpiszemy je do kolumn, to od razu widzimy aktualny stan prac. Co ważne, klikając na każdy element, możemy zapisywać notatki na jego temat, prowadzić dyskusję, wklejać zdjęcia itd. Nie trzeba wtedy przekopywać maili, ale np. listę sklepów z balonikami mamy już na zawsze w jednym podręcznym miejscu. Gdy nad jakąś sprawą do zrobienia ktoś zaczyna pracować, to trafia ona do kolumny „w trakcie”, a po zamknięciu do „zrobione”.

Kooperacja zyskuje dzięki Trello nowy poziom! Jeśli na przykład wybieramy się na wakacje (a ich przygotowanie to mnóstwo elementów), to np. szukając zakwaterowania jedna osoba może zbierać propozycje, a druga je wydzwaniać w dogodnym dla siebie czasie i nanieść notatki, o ofercie danego miejsca. Gdy już  doprowadzi sprawę do danego etapu może kliknąć i przekazać ją drugiej osobie. Taki wspólny pulpit (a można do niego zajrzeć również przez aplikację na telefon), to genialna przestrzeń do współpracy przy bardziej skomplikowanych zadaniach.

Trello na komputer

Trello jako aplikacja na Androida

 

4/ Wunderlist = SAMO-ZARZĄDZANIE

Zacznij od siebie, jeśli chcesz naprawić cały świat. Tyle można powiedzieć tym, którzy chcą we współpracy z innymi być efektywni, a nie potrafią ogarnąć własnych spraw. Efektywność współpracy, to w dużej mierze wynik osobistych efektywności osób, które ze sobą współpracują. Dla mnie każdy dzień jest wyzwaniem i walką o własną produktywność.

Żeby usprawnić własną efektywność, od dłuższego czasu korzystam z Wunderlist. To do czego mi służy, teoretycznie mógłbym wykonać za pomocą Trello lub Google Keep. Więc po co mi Wunderlist? Nie jest to ani schowek na karteczki/notatki (jak Google Keep), ani też tablica do koordynacji wielu różnych zadań wykonywanych przez wiele osób (jak Trello).  Jest to po prostu zbiornik na wszystko, co mam do zrobienia…

Wunderlist to miejsce, w którym mogę zapisywać wszystkie zadania. Czasem coś wpada mi do głowy, to wpisuję sobie to „coś” do Wunderlist. Potem układam sobie zadania względem moich życiowych ról. Bo coś mam do zrobienia jako tata, a co innego jako pracownik, lub jako bloger. Takie ułożenie zadań sprawia, że o niczym (a w każdym razie o mniejszej ilości rzeczy…) nie zapominam, ale też pozwala mi ocenić, co na mojej liście jest naprawdę ważne, a co tylko pilne.

W praktyce pomysły, które wpadają mi do głowy przy okazji czegoś innego notuję z poziomu telefonu. Natomiast porządkowanie spraw wykonuję już przed ekranem komputera. Dziś naprawdę nie mam pojęcia jak funkcjonowałem zapisując zadania, w różnych kalendarzach, na kartkach, w mailach itp.

Wunderlist na komputer

Wunderlist jako aplikacja na Androida

5/ Email = KOMUNIKACJA

Last but not least! Tak, może to się wydać komuś dziwne, ale piszemy do siebie maile – czasem nawet siedząc obok siebie… Dlaczego? Bo umieszczanie wspólnych notatek (czy to w kalendarzu, Google Keep, czy Trello), to jednak nie komunikacja rozumiana jako wymiana zdań. Tymczasem mail pozostaje naszym głównym narzędziem komunikacji. To po prostu skrzynka pocztowa, do której spływają informacje, na które z zasady staramy się dawać jakąś odpowiedź.

Pewnie, że rozmawiamy ze sobą! Jednak kiedy tematów jest bardzo wiele, a spędzając wspólnie czas miło też porozmawiać o rzeczach błahych, to sprawy domagające się omówienia i ustaleń mogą umknąć. Wysyłamy do siebie maile, żeby przypomnieć drugiej osobie, o czymś ważnym do zrobienia, co sama musi sobie wkalkulować w kalendarz. Piszemy też do siebie, żeby wspólnie przypomnieć sobie o czymś, co trzeba w niedługim czasie omówić. Mail absolutnie nie zastępuje zwykłych rozmów, ale stymuluje niektóre z nich do wypracowywania niezbędnych ustaleń.

Inne narzędzia do komunikacji, takie jak: Messenger, WhatsApp, Hangout, albo sms – moim zdaniem nie mogą zastąpić maila. Mail to jednak wyjątkowa forma zostawienia notatki w ważnej sprawie. To trochę jak powieszenie dużej kartki na lodówce z napisem „do załatwienia”. Sprawy przekazywane w innych komunikatorach przeważnie mi umykają. Natomiast mail sprawy ważne „pamięta”. Jest to też forma wypowiedzi oficjalnej, która może się okazać kluczowa przy ustalaniach z osobami trzecimi. Bo kartka papieru może zginąć, a maile (wraz z zawartymi w nich ustaleniami) właściwie są nieśmiertelne.

Każdy codziennie zagląda do maila. W każdym razie każde z nas i z osób nam bliskich tak robi. Nawet jeśli nie mam czasu przeczytać  w danej chwili wszystkich maili i na wszystkie odpowiedzieć, to zostawiony mail krzyczy, by się nim zająć… Jasne, że z odpowiedzią różnie bywa, jednak to co w mailu ma większą szansę na odpowiedź…

Warto mieć pocztę, która łączy maile w wątki i daje możliwość oznaczenia wiadomości jako nieprzeczytane. Dobre i popularne programy pocztowe to: Gmail, Yahoo, Hotmail. Tym, którzy ponad wszystko cenią prywatność polecam ProtonMail.

A MOŻNA ANALOGOWO?

Właściwie wszystko o czym pisałem wyżej można zrobić bez elektroniki. Wystarczy kartka papieru. Ale cyfrowo jest znacznie wygodniej i szybciej. Żyjąc w szybkim świecie naturalne jest dążenie do uproszczeń… i przecież nie ma w tym nic złego.

===

Jakiś czas temu dla Aleteia Polska napisałem tekst, o tym jak zarządzać rodzinnymi projektami.
Kliknij i przeczytaj – ci którzy czytali, mówią że warto 😉

Jestem mężem i ojcem, czasem też managerem i trenerem – piszę o tym, jak być dobrym tatą oraz jak osiągnąć synergię między życiem rodzinnym i rozwojem zawodowym.