Mieliście kiedyś tak, że chcieliście zmieniać coś na lepsze? No powiedzmy, w pracy uporządkować jakąś kwestię tak, żeby wszystkim lepiej się pracowało. Chcieliście takiej dobrej zmiany, a kiedy firmowe młyny wreszcie ruszyły, to się okazywało, że dobra to ta zmiana nie będzie… ja właśnie teraz tak mam!

To będzie wpis polityczny, bo jest skierowany do polityków. Tak, chciałbym powiedzieć coś politykom: obecnym, przeszłym, przyszłym, tym z Wiejskiej i tym z urzędu gminy gdzieś pod „którąśtam” granicą. Nie mam zamiaru krytykować was, bo chyba nie ma tu zamierzonej winy. Krytykować należy jednak sposób w jaki działacie, a konkretnie jak wprowadzacie zmiany… Tak się bowiem składa, że zmianę trzeba umieć wprowadzać, a większość z was kompletnie tego nie potrafi. Czytając poniższe słowa możecie zrobić pierwszy krok, by to zmienić. Serio, chcę się z wami podzielić tą „tajemną” wiedzą, bez względu na waszą polityczną przynależność.

WKURZYŁEM SIĘ

Paradoks! Wkurzyły mnie ostatnie zmiany w systemie edukacji. Dlaczego? Przyznaję jestem zwolennikiem ośmiu lat w podstawówce i czterech w liceum. Ten mój pogląd niedawno przeszedł pewną ewolucję i teraz mogę powiedzieć, że od 8+4 jeszcze lepsze jest 4+4+4, czyli podstawówka podzielona na dwie części (gdzie pierwsze 4 lata, to początkowe nauczanie zintegrowane), plus liceum. Czy zatem zmiany mnie wkurzyły? Nie! Wkurzył mnie sposób ich wprowadzania. Bo nawet najlepsze zmiany można wprowadzić tak, że ich zwolennicy stają się ich przeciwnikami i w ogóle wszystkim się odechciewa.

TŁUMACZENIA

Może ktoś już szuka opcji komentowania, żeby pod tekstem upuścić emocji w obronie gimnazjów… I to jest właśnie pierwszy błąd. Bo tu nie chodzi o gimnazja, ale właśnie o umiejętność wprowadzenia zmiany. Bo ja sam chętnie porozmawiam o wadach i zaletach gimnazjów oraz o tym, czy je kasować, czy przekształcać etc. Chętnie porozmawiam o innych elementach tej reformy – np. o moim zdaniem bardzo potrzebnych szkołach branżowych. Ale co z tego, że ja chętnie porozmawiam. Skoro takiej rozmowy wcale nie było – plan zmian był tak zwaną „propozycją nie do odrzucenia”. Zwolennicy tego, co się dzieje mogą tłumaczyć, że „szybkie i zdecydowanie cięcie” to jedyny sposób na skuteczne wprowadzenie zmian. W sensie politycznym trudno się z tym nie zgodzić. Tylko, że zmiany nie powinny służyć polityce, ale społeczności. Natomiast nieumiejętne wprowadzanie zmian społeczności nie służy wcale.

BIZNES WIE

Ja wiem, że różne są firmy i różni ich właściciele. Jednak w zrównoważonym biznesie nikt nie robi zmian, które mogłyby doprowadzić do wewnętrznych konfliktów i rozpadu w zespole. Biznes wie, że to mógłby być początek końca. To właśnie dlatego w doświadczonych organizacjach ludzie uczą się zarządzania zmianą (change management). A jak się już nauczą, to jeszcze zatrudniają ekspertów od zmiany i w sposób bardzo przemyślany ją wprowadzają. Bo zmianą się zarządza jak każdym innym (no troszkę upraszczam) procesem. Trzeba znać klocki, z których zmiana się składa i dobrze je ułożyć. Jakie są te klocki? To żadna tajemnica, oto one:

1/ Uświadom sobie, że zmianą się zarządza – ale nie tylko na poziomie określenia, co trzeba zmienić. Zarządzanie zmianą to planowanie jak proces zmian będzie przebiegał i świadomość, jakie mechanizmy towarzyszą zmianie. Mając plan i wiedząc, co może się wydarzyć dajesz sobie szansę, że dotrzesz tam gdzie chcesz.

2/ Zarządzaj korzyściami płynącymi ze zmiany – oceń czy zyski płynące ze zmiany są warte jej przeprowadzenia. Upewnij się, że korzyści są osiągalne. Przeprowadź analizę negatywnych czynników, które będą konsekwencją zmian. Jeszcze raz przemyśl zasadność zmian.

3/ Zbuduj profesjonalny zespół do wprowadzenia zmiany – jeden wtajemniczony „inżynier zmiany” to za mało. Wszyscy, którzy przechodzą przez zmiany, powinni wiedzieć, co będzie się działo. Potrzebny jest też profesjonalny lider i zespół, który za zmianę odpowiada i który dzięki szkoleniom dobrze zna prawidła zmianom towarzyszące.

4/ Zarządzaj zmianą jak projektem – bo to jest projekt, tylko bardzo specyficzny. Zespół projektowy z dokładnym planem i kompetencjami to dobry pomysł do zarządzania zmianą pod warunkiem, że weźmiesz pod uwagę szereg potencjalnych zdarzeń, które mogą skutecznie zaburzać zbyt precyzyjny harmonogram.

5/ Stwórz strategię przeprowadzania zmiany – bo potrzebujesz wiedzieć, gdzie jesteś, dokąd chcesz dojść i dlaczego wyruszasz w drogę. Tylko w ten sposób skutecznie przeprowadzisz zmianę krok po kroku.

6/ Analizuj interesariuszy i dopasuj do nich strategię – przecież każda osoba, której zmiana dotyczy jest w inny sposób zainteresowana, zaangażowania i zdeterminowana do zmiany. Oprócz ogólnej strategii potrzebna jest strategia szczegółowa dopasowana do specyfiki różnych grup interesariuszy/udziałowców.

7/ Planuj komunikację i zaangażowanie stron – czyli konkretne działania wynikające z wcześniej ustalonej strategii. Oceń i zaplanuj, jaki poziom zaangażowania danej strony jest ważny dla zmiany. Stwórz komunikację, która będzie wspierała proces zmian.

8/ Oceniaj wpływ zmiany i zarządzaj ryzykiem – trzymaj rękę na pulsie zarówno w sprawach zaplanowanych, jak i tych, które potencjalnie mogą się wydarzyć. To co się dzieje powinno być pod kontrolą, a niepewnością należy zarządzać zanim się ona zmaterializuje.

9/ Badaj gotowości do zmiany i motywuj – zmiana to proces, przez który przechodzą nie tyle organizacje i zespoły, co zwyczajni ludzie. Ich gotowość do zmian i motywacja jest kluczowa w całym procesie. Motywację można zwiększyć, opory przed zmianą można usunąć, Wystarczy wiedzieć jak to zrobić.

10/ Edukuj i ucz nowych umiejętności – bo wprowadzenie nowej rzeczywistości nie zadziała jeśli osoby, które w niej mają się odnaleźć nie będą miały ku temu odpowiedniej wiedzy, umiejętności i postaw. Zastanów się, czego nowego dana osoba potrzebuje się nauczyć, a może raczej czegoś powinna się oduczyć…

11/ Przeprowadź facylitację procesu grupowego – wszelkie rozbieżność i konflikty między licznymi stronami przeprowadzaj z pomocą bezstronnego moderatora. Dzięki pozyskanym informacjom rozwijaj strategię skutecznej zmiany, znajduj rozwiązania i planuj działania wspierające proces zmian.

12/ Utrwal zmianę – jeśli nie chcesz, żeby ogrom pracy poszedł na marne. Każdy ma tendencję wracać do utartych schematów, jeśli nowe nie zostaną skutecznie utrwalone. Wiele firm wprowadza zamiany, które potem niczym wahadło cofają się do punktu wyjścia – nie wejdź w ten schemat!

W DROGĘ

Czy to wszystko? Tak i nie! Tak, bo to tyle co powiedzieć: „samochód to urządzenie do przemieszczania się, którym się steruje za pomocą takiego kółka co się nazywa kierownica”. Nie, bo „żeby zacząć prowadzić samochód trzeba poznać jeszcze wiele szczegółów i sporo się nauczyć”. Zatem jeśli przeczytałeś te słowa i jesteś kimś kto odpowiada za zmianę: w szkole, polityce, biznesie, organizacjach pozarządowych, czy jeszcze w innym miejscu, to wiedz, że jesteś na początku drogi.

Teraz czas dowiedzieć się więcej i znaleźć kogoś, kto pomoże ci we wprowadzaniu zmian. Jest to również jeden z obszarów mojej działalności, więc gwarantuję, że specjalistów w tej dziedzinie nie brakuje. Ważne, żebyś uświadomił sobie, że jest przed tobą skomplikowany proces. Bo przeprowadzając zmianę można przegrać i zwyciężyć na różne sposoby. Obyś nie był jak bohater Ernesta Hemingwaya z książki „Stary człowiek i morze”. Niby zwyciężył, a jednak nie do końca…

 

Jestem mężem i ojcem, czasem też managerem i trenerem – piszę o tym, jak być dobrym tatą oraz jak osiągnąć synergię między życiem rodzinnym i rozwojem zawodowym.